Nebenkostenabrechnung: Was du als Vermieter wirklich wissen musst

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Kleinvermieter der jährliche Stresstest: Welche Kosten darfst du umlegen? Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein? Was passiert, wenn die Frist reißt, und wie streng ist das Wirtschaftlichkeitsgebot wirklich? Dieser Leitfaden gibt dir den Überblick über alles, was für die Abrechnung 2025 zählt, die bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein muss. Für die einzelnen Baustellen gibt es eigene Beiträge, die hier verlinkt sind, damit du dich nicht durch alles auf einmal arbeiten musst.

Die Grundlage: Betriebskostenverordnung und Mietvertrag

Was du umlegen darfst, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Ihr § 2 zählt abschließend 17 Kostenarten auf, und zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: Die Kostenart muss in der Verordnung stehen, und die Umlage muss im Mietvertrag vereinbart sein. Ohne Vereinbarung im Vertrag trägst du die Betriebskosten selbst, auch wenn sie in der Verordnung stehen.

Was umlagefähig ist

Die typischen Positionen für ein Mietshaus oder eine vermietete Wohnung:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug (Betrieb, Prüfung, Wartung)
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes (welche das sind, steht im Beitrag zu den Versicherungen für Vermieter)
• Hauswart, aber nur der Anteil für Betriebsaufgaben, nicht für Reparaturen oder Verwaltung
• Einrichtungen für die Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten, aber nur, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind

Eine Position ist seit Mitte 2024 aus dieser Liste verschwunden: Kabelanschlussgebühren darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist mit dem Ende der Übergangsfrist des Telekommunikationsgesetzes weggefallen. Wer die Kabelgebühren noch in der Abrechnung 2025 stehen hat, hat einen der häufigsten Fehler dieser Saison drin.

Was nicht umlagefähig ist

• Verwaltungskosten, also Buchführung, Bankgebühren, Hausverwaltung im engeren Sinn
• Instandhaltung und Reparaturen
• Kosten für leerstehende Wohnungen, die trägst du selbst
• Kabelanschlussgebühren, seit Juli 2024

An der Grenze zwischen Betrieb und Instandhaltung passieren die meisten Fehler: Eine Rohrverstopfung beseitigen ist Reparatur, also deine Sache. Die regelmäßige Reinigung der Abflüsse ist Betrieb, also umlagefähig. Dieselbe Logik gilt beim Hauswart, beim Aufzug und bei der Gartenpflege: Laufende Pflege ja, Erneuerung nein.

Grundsteuer nach der Reform

Die Grundsteuer bleibt umlagefähig, aber sie ist seit der Reform die Position mit dem größten Überraschungspotenzial. Seit dem 1. Januar 2025 gelten die neuen Grundsteuerwerte, viele Kommunen haben die Hebesätze erst im Laufe des Jahres 2025 festgelegt, und je nach Lage sind die Beträge deutlich gestiegen oder gesunken. In der Abrechnung 2025 landet der Betrag aus dem Bescheid für 2025, verteilt nach dem vereinbarten Schlüssel, in der Regel nach Wohnfläche.

Zwei Dinge solltest du daraus ableiten. Erstens: Passt die Grundsteuer nicht mehr zu den Vorauszahlungen, darfst du die Vorauszahlungen nach der Abrechnung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB), damit die nächste Nachzahlung nicht zum Streitfall wird. Zweitens: Kommt ein geänderter Bescheid erst nach deiner Abrechnung, kannst du die Differenz nachträglich abrechnen. Wie du die Grundsteuer im Detail umlegst, was bei Einspruch und Widerspruch gilt und wie du die Vorauszahlungen sauber anpasst, steht im Beitrag zur Grundsteuer-Umlage. Den Anteil je Wohnung rechnet der Grundsteuer-Umlage-Rechner aus.

Heizkosten, CO2-Kosten und die Zähler-Frist

Bei den Heizkosten gelten eigene Regeln, die über die Betriebskostenverordnung hinausgehen. Die Heizkostenverordnung schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Wer das nicht einhält, muss ein Kürzungsrecht des Mieters hinnehmen. Seit 2023 musst du außerdem die CO2-Kosten mit dem Mieter aufteilen, sonst darf er ebenfalls kürzen. Und bis Ende 2026 müssen deine Zähler fernablesbar sein, sonst kommt ein weiteres Kürzungsrecht dazu. Für neu eingebaute Gas- und Ölheizungen kommen ab 2028 zusätzliche Aufteilungspflichten aus dem Gebäudemodernisierungsgesetz hinzu.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

Du darfst nur Kosten umlegen, die einem angemessenen Verhältnis von Leistung und Preis entsprechen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Das heißt nicht, dass du für jeden Dienstleister drei Angebote einholen musst. Der Bundesgerichtshof hat 2026 klargestellt, dass fehlende Vergleichsangebote allein noch keinen Verstoß begründen; entscheidend ist, ob die Preise marktüblich sind, und beweisen muss das Gegenteil der Mieter. Was das für Hausmeister, Reinigung und Wartung konkret bedeutet, steht im Beitrag zum Wirtschaftlichkeitsgebot bei Betriebskosten.

Die Fristen: zwölf Monate in beide Richtungen

Deine Frist. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 heißt das: Zugang bis zum 31. Dezember 2026, und es zählt der Zugang beim Mieter, nicht dein Absendedatum. Verpasst du die Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), etwa weil ein Bescheid noch fehlte. Ein Guthaben muss der Mieter dagegen auch nach der Frist ausgezahlt bekommen. Die Frist ist also einseitig: Bei Überschreitung verlierst du mehr als der Mieter. Was nach Fristablauf noch geht und wie du den Termin im Einzelfall berechnest, steht im Beitrag zur Nebenkostenabrechnung-Frist.

Die Frist des Mieters. Der Mieter hat zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben und Belegeinsicht zu verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach ist er mit Einwänden grundsätzlich ausgeschlossen, auch mit dem Einwand, du hättest unwirtschaftlich gehandelt. Belegeinsicht heißt: Er darf die Originalrechnungen sehen, du musst sie ihm nicht schicken, aber zugänglich machen.

Der Abrechnungszeitraum muss zwölf Monate umfassen, aber nicht das Kalenderjahr sein. 1. März bis 28. Februar ist genauso zulässig; es gilt, was im Mietvertrag steht.

Was in die Abrechnung gehört

Eine formell wirksame Abrechnung braucht mindestens:

• den Abrechnungszeitraum
• die Gesamtkosten je Kostenart
• den Verteilerschlüssel (zum Beispiel Wohnfläche)
• den Anteil des Mieters
• die geleisteten Vorauszahlungen
• das Ergebnis, Nachzahlung oder Guthaben

Fehlt eines dieser Elemente, ist die Abrechnung formell unwirksam, und der Mieter muss keine Nachzahlung leisten, selbst wenn die Zahlen inhaltlich stimmen. Wer diese Angaben nicht jedes Jahr neu zusammenbauen will, startet mit der kostenlosen Nebenkostenabrechnung-Vorlage als Excel, die alle Positionen vorstrukturiert und die Mieteranteile berechnet.

Die häufigsten Fehler in der Abrechnung 2025

1. Kabelgebühren umgelegt. Seit Juli 2024 nicht mehr zulässig, wird aber noch massenhaft gemacht.
2. Verwaltung oder Reparaturen umgelegt. Beides trägst du selbst, egal wie die Rechnung heißt.
3. Falscher Verteilerschlüssel. Steht im Mietvertrag Wohnfläche, darfst du nicht nach Personen abrechnen.
4. Nicht vereinbarte Kosten. Was der Mietvertrag nicht als umlagefähig nennt, bleibt bei dir.
5. Leerstand auf die anderen Mieter verteilt. Der Leerstandsanteil ist dein Anteil.
6. CO2-Kosten nicht aufgeteilt. Ohne Aufteilung nach dem Stufenmodell darf der Mieter kürzen.
7. Grundsteuer aus dem alten Bescheid. In die Abrechnung 2025 gehört der Bescheid für 2025, nicht der Vorjahreswert.
8. Zugang zu knapp geplant. Wer am 28. Dezember losschickt, riskiert die Frist. Im Zweifel mit Nachweis zustellen.
9. Belege nicht auffindbar. Wer bei der Belegeinsicht nichts vorlegen kann, verliert die Diskussion, auch wenn die Abrechnung stimmt.

Belege aufbewahren: mietrechtlich und steuerlich

Mietrechtlich brauchst du die Originalbelege mindestens so lange, wie der Mieter Einwendungen erheben kann, also bis zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung, und bei einem laufenden Streit darüber hinaus. Steuerlich reicht das nicht: Solange dein Steuerbescheid noch geändert werden kann, musst du deine Werbungskosten belegen können, das sind in der Praxis mehrere Jahre. Halte dich an die längere Frist. Welche Nachweise das Finanzamt bei Vermietern erwartet, steht auf der Seite zu GoBD und Nachweisen, und wie die Nebenkosten in die Steuererklärung kommen, im Beitrag zum Ausfüllen der Anlage V.

Ein praktischer Tipp zum Schluss

Leg das Abrechnungsjahr so, dass du Anfang des Folgejahres alle Belege beisammen hast. Die meisten Jahresrechnungen, Grundsteuer, Versicherungen, Abfallgebühren, kommen im ersten Quartal. Wer im Frühjahr abrechnet, hat selten ein Problem mit der Frist, kann die Vorauszahlungen rechtzeitig anpassen und hat die Belegeinsicht vom ersten Tag an griffbereit.

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Stand

Mietrecht ändert sich durch Urteile und Gesetzgebung. Stand: September 2026.

Quellen

• § 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 560 BGB - Veränderungen von Betriebskosten - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 2 BetrKV - Aufstellung der Betriebskosten - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 7 HeizkostenV - Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme - Gesetze im Internet (BMJ)