Wenn du für 2025 abrechnest, hast du bis zum 31.12.2026 Zeit. Bis dahin muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter angekommen sein, nicht nur abgeschickt. Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben schuldest du trotzdem.
Dieser Artikel beantwortet drei Fragen: wann deine Frist genau endet, was eine verspätete Abrechnung tatsächlich kostet, und was noch geht, wenn die Frist schon durch ist.
Die Regel in drei Sätzen
Grundlage ist § 556 Abs. 3 BGB. Der Wortlaut gibt drei Dinge vor:
- Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen.
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
- Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, du hast die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Der letzte Halbsatz ist die einzige Hintertür, und sie ist schmal. Mehr dazu weiter unten.
Wann deine Frist genau endet
Der Abrechnungszeitraum bestimmt den Start
Die Frist hängt nicht am Kalender, sondern am Ende deines Abrechnungszeitraums. Der Zeitraum muss zwölf Monate umfassen, muss aber nicht das Kalenderjahr sein. Was im Mietvertrag vereinbart ist, gilt.
| Abrechnungszeitraum | Endet am | Abrechnung muss zugehen bis |
|---|---|---|
| 01.01.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 01.07.2025 bis 30.06.2026 | 30.06.2026 | 30.06.2027 |
| 01.04.2025 bis 31.03.2026 | 31.03.2026 | 31.03.2027 |
Der Kalenderjahr-Fall ist der häufigste, und er ist der Grund, warum der Herbst die eigentliche Abrechnungssaison ist: die Verbrauchsdaten des Vorjahres liegen vor, und bis zum Jahresende bleibt noch Luft für Rückfragen.
Es zählt der Zugang, nicht der Poststempel
Die Frist ist gewahrt, wenn die Abrechnung beim Mieter angekommen ist. Eine am 31.12. eingeworfene Abrechnung, die erst am 02.01. im Briefkasten landet, ist zu spät. Wer auf den letzten Tagen abrechnet, sollte den Zugang belegen können.
Wenn der Mieter mitten im Zeitraum auszieht
Hier kursiert die Annahme, mit dem Auszug beginne eine neue Zwölfmonatsfrist ab Auszugsdatum. Das steht so nicht im Gesetz. § 556 Abs. 3 BGB stellt ausdrücklich klar: der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Der vereinbarte Abrechnungszeitraum läuft also weiter, und die Zwölfmonatsfrist knüpft an dessen Ende an.
Praktisch heißt das: bei einem Auszug im Mai 2025 und Kalenderjahr-Abrechnung wird der Zeitraum regulär zum 31.12.2025 abgerechnet, die Frist endet zum 31.12.2026. Ob im Einzelfall etwas anderes vereinbart wurde oder der Mieter auf früherer Abrechnung besteht, ist eine Frage des konkreten Vertrags. Bei Streit darüber gehört ein Anwalt eingeschaltet.
Was eine verspätete Abrechnung kostet
Die Folgen sind unsymmetrisch. Du verlierst mehr als der Mieter.
Die Nachforderung ist weg
Nach Ablauf der zwölf Monate kannst du eine Nachzahlung nicht mehr geltend machen. Das ist eine Ausschlussfrist, keine Verjährung: sie wirkt von selbst, der Mieter muss sich nicht darauf berufen.
Das Guthaben bleibt bestehen
Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, schuldest du es dem Mieter weiterhin. Die Frist begrenzt nur deine Nachforderung, nicht seinen Auszahlungsanspruch. Für diesen gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB, die nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Mieter davon Kenntnis hat.
Die Ausnahme "nicht zu vertreten"
§ 556 Abs. 3 BGB lässt die Nachforderung bestehen, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast. Diese Ausnahme wird eng verstanden. Als Orientierung, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Aussage über deinen Fall:
- Umstände, die außerhalb deines Einflussbereichs liegen und die du auch mit zumutbarem Aufwand nicht überbrücken konntest, kommen in Betracht.
- Organisatorische Gründe aus der eigenen Sphäre trägst du dagegen in der Regel selbst. Dazu zählt üblicherweise auch, dass ein beauftragter Dritter zu spät liefert, denn die Auswahl und Überwachung liegt bei dir.
Ob eine konkrete Situation darunter fällt, entscheidet sich am Einzelfall und gehört vor die Beratung durch einen Anwalt, nicht in eine Checkliste.
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Die Abrechnung trotzdem erstellen
Auch ohne durchsetzbare Nachforderung bleibt die Abrechnungspflicht bestehen. Es gibt drei nüchterne Gründe, sie nachzuholen:
- Ein Guthaben schuldest du dem Mieter unabhängig von der Frist.
- Du brauchst saubere Zahlen für die Anlage V. Die Betriebskosten laufen dort als Einnahmen und Werbungskosten mit.
- Solange gar keine Abrechnung vorliegt, bleibt die Lage zwischen dir und dem Mieter offen. Je länger das dauert, desto eher wird daraus ein Streit über die Vorauszahlungen selbst.
Wenn du die Abrechnung ohne eigenes Tabellengerüst nachholst, nimm die kostenlose Nebenkostenabrechnung-Vorlage als Excel. Pflichtangaben und die Verteilung auf den Mieteranteil sind dort angelegt.
Bei den Heizkosten kommt seit 2023 die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter dazu. Wie hoch dein Anteil ausfällt, hängt vom energetischen Zustand des Gebäudes ab; der CO2-Rechner für Vermieter rechnet die Stufe aus, und der Artikel zur CO2-Kostenaufteilung erklärt die Systematik dahinter.
Vorauszahlungen anpassen geht erst danach
Eine verpasste Abrechnung berechtigt nicht dazu, die laufenden Vorauszahlungen anzuheben. § 560 Abs. 4 BGB knüpft die Anpassung ausdrücklich an eine erfolgte Abrechnung: erst danach kann jede Vertragspartei in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Ohne Abrechnung keine Anpassung, und zwar für beide Seiten.
Was du nicht tun solltest
Die Abrechnung zurückzudatieren, um die Frist zu retten, ist keine Grauzone, sondern strafbar. Davon abgesehen ist der tatsächliche Zugang meist ohnehin belegbar.
Der Zeitplan, damit es nicht wieder eng wird
Die Frist ist selten das eigentliche Problem. Das Problem ist, dass die Zulieferungen spät kommen und der Puffer am Jahresende aufgebraucht ist. Ein grober Rhythmus für die Kalenderjahr-Abrechnung:
| Zeitraum | Was ansteht |
|---|---|
| Januar bis Februar | Verbrauchs- und Kostenbelege bei Versorgern und Dienstleistern anfordern |
| März bis April | Heizkostenabrechnung des Messdienstes, CO2-Aufteilung klären |
| Mai bis August | Abrechnung erstellen und prüfen |
| September bis Oktober | Versand, damit Rückfragen noch Zeit haben |
| November bis Dezember | Reserve, nicht der Regelfall |
Wer den Versand im Herbst einplant, hat bis zur Ausschlussfrist noch zwei bis drei Monate Puffer. Das ist der eigentliche Zweck des Zeitplans: nicht Schnelligkeit, sondern Abstand zur Frist.
Drei verbreitete Irrtümer
"Ohne Abrechnung behalte ich die Vorauszahlungen einfach." Das trägt nicht. Die Vorauszahlung ist ihrem Wesen nach vorläufig und auf eine Abrechnung angelegt. Bleibt sie dauerhaft aus, kann der Mieter die Vorauszahlungen zum Thema machen. Wie weit sein Anspruch reicht, hängt unter anderem davon ab, ob das Mietverhältnis noch läuft, und ist im Streitfall eine Frage für den Anwalt.
"Die Frist beginnt, wenn ich die Belege bekomme." Nein. Sie beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, unabhängig davon, wann Versorger oder Messdienst liefern.
"Ein formaler Fehler ist halb so schlimm, Hauptsache pünktlich." Pünktlich allein reicht nicht. Eine Abrechnung, die die formalen Mindestanforderungen nicht erfüllt, wahrt die Frist unter Umständen nicht. Was hineingehört, steht im vollständigen Nebenkosten-Guide.
Stand
Rechtsstand dieses Artikels: August 2026. Die genannten Paragrafen § 556, § 560, § 195 und § 199 BGB sind zu diesem Zeitpunkt in der zitierten Fassung in Kraft. Die konkreten Datumsangaben beziehen sich auf den Abrechnungszeitraum 2025 mit Fristende 31.12.2026; für spätere Zeiträume verschiebt sich das Fristende entsprechend um ein Jahr.
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Quellen
- § 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten - Gesetze im Internet (BMJ)
- § 560 BGB - Veränderungen von Betriebskosten - Gesetze im Internet (BMJ)
- § 195 BGB - Regelmäßige Verjährungsfrist - Gesetze im Internet (BMJ)
- § 199 BGB - Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist - Gesetze im Internet (BMJ)
- Betriebskostenverordnung (BetrKV) - Gesetze im Internet (BMJ)