Kaution einbehalten: Was Vermieter abziehen dürfen und was nicht

Der Mieter ist raus, die Wohnung hat Macken, und jetzt stellt sich die Frage: Wie viel von der Kaution darfst du behalten, und wie lange? Der Fehler, der Vermieter am häufigsten vor Gericht bringt, ist dabei nicht zu viel Vorsicht. Es ist der falsche Einbehalt. Wer pauschal abzieht oder einfach die ganze Summe einbehält, verliert im Streit fast immer.

Dieser Artikel zeigt dir, was du sauber abziehen darfst, was nicht, und wie du abrechnest, ohne dir eine Klage einzufangen. Den Überblick über Höhe, Anlage und Rückzahlung findest du im großen Kaution-Leitfaden.

Einbehalten heißt abrechnen, nicht einfach behalten

Der wichtigste Denkfehler zuerst: Du darfst die Kaution nicht kommentarlos einbehalten und abwarten. Du musst abrechnen. Eine Kautionsabrechnung ist eine schriftliche Aufstellung, in der du jede Forderung konkret benennst und herleitest: welcher Schaden, welche Reparatur, welcher Betrag, welche Grundlage.

Das ist nicht nur guter Stil, es hat einen handfesten Effekt. Mit dem Zugang deiner Abrechnung wird der unstrittige Rest der Kaution fällig. Solange du gar nicht abrechnest, bleibt die Lage in der Schwebe, und genau das provoziert die Klage des Mieters. Rechne also aktiv ab, sobald du kannst.

Wie lange darfst du prüfen?

Eine feste gesetzliche Frist für die Auszahlung gibt es nicht. Die Rechtsprechung gesteht dir eine angemessene Prüf- und Abrechnungsfrist zu. In der Regel gelten drei bis sechs Monate ab Wohnungsübergabe als angemessen. Im Einzelfall kann es auch länger dauern, wenn die Prüfung das erfordert und es dem Mieter zumutbar ist. Eine unbegrenzte Hängepartie ist es aber nicht.

Wichtig: Diese Frist ist zum Prüfen da, nicht zum Aussitzen. Wer ohne Grund monatelang nichts tut, gerät in Verzug, sobald der Anspruch fällig ist.

Was du abziehen darfst

Es gibt genau drei saubere Gründe für einen Einbehalt.

Offene Mietzahlungen. Der unkomplizierteste Fall. Rückständige Miete kannst du direkt mit der Kaution verrechnen.

Schäden über die normale Abnutzung hinaus. Der Maßstab steht in § 538 BGB: Was durch den vertragsgemäßen Gebrauch entsteht, ist mit der Miete abgegolten. Vergilbte Wände, kleine Kratzer, übliche Gebrauchsspuren sind kein Abzugsgrund. Brandlöcher, eingeschlagene Türen, tiefe Kratzer im Parkett sind es. Entscheidend: Du musst den Schaden konkret belegen können.

Ein angemessener Teil für eine erwartete Nebenkostennachzahlung. Läuft der Abrechnungszeitraum beim Auszug noch, darfst du einen Teil zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt. Als grobe Orientierung gilt etwa das Zwei- bis Dreifache der monatlichen Vorauszahlung, nicht die ganze Kaution. Zeit hast du bis zur regulären Abrechnungsfrist, also bis zu zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wie die Nebenkostenfrist genau läuft, steht im Guide zur Nebenkostenabrechnung.

Was du NICHT darfst

Genauso wichtig ist die andere Seite. Diese Abzüge halten vor Gericht regelmäßig nicht:

• Pauschalen ohne Herleitung. "Reinigung 300 Euro", "Maler 800 Euro" ohne konkrete Begründung sind angreifbar.
• Die ganze Kaution "vorsorglich" einbehalten, obwohl deine Forderungen viel kleiner sind. Du darfst nur so viel sichern, wie du plausibel begründen kannst.
• Normale Abnutzung und Gebrauchsspuren.
• Fehlende Schönheitsreparaturen, wenn die Renovierungsklausel im Mietvertrag unwirksam ist. Viele solcher Klauseln sind nach der Rechtsprechung des BGH unwirksam.

Der Beweis entscheidet alles

Hier fällt die Sache in der Praxis. Einen Schaden abziehen darfst du nur, wenn du ihn beweisen kannst. Und der Beweis steht und fällt mit der Dokumentation des Zustands bei Ein- und Auszug. Ohne Übergabeprotokoll steht Aussage gegen Aussage, und im Zweifel verlierst du.

Das Übergabeprotokoll gilt vor Gericht als starkes Beweismittel. Mit unserem kostenlosen Übergabeprotokoll-Generator erstellst du in wenigen Minuten ein sauberes PDF, das Schäden nachvollziehbar festhält. Fotos gehören dazu. Ohne diese Grundlage wird jeder Einbehalt für Schäden zum Glücksspiel.

Neue Rechtsprechung: Aufrechnung auch nach sechs Monaten

Ein Detail, das sich 2024 zugunsten der Vermieter verschoben hat. Schadensersatzansprüche wegen Beschädigung der Wohnung verjähren eigentlich sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 BGB). Bisher war umstritten, ob du nach Ablauf dieser Frist noch gegen die Kaution aufrechnen darfst.

Der BGH hat das mit Urteil vom 10. Juli 2024 (VIII ZR 184/23) geklärt: Du kannst mit einer Schadensersatzforderung auch dann noch gegen den Kautionsanspruch aufrechnen, wenn die sechs Monate bereits abgelaufen sind, sofern die Forderung vorher entstanden war. Das ist aber kein Freibrief zum Trödeln. Den Schaden musst du weiterhin konkret belegen, die Entscheidung ist umstritten, und zügiges, sauberes Abrechnen bleibt in jedem Fall der sichere Weg. Wenn ein Schaden zwischen dir und dem Mieter streitig ist und es um größere Beträge geht, lohnt der Gang zum Anwalt, bevor du den Einbehalt festlegst.

Wenn du zu spät oder falsch abrechnest

Zahlst du einen fälligen, unstrittigen Kautionsteil ohne Grund nicht aus, gerätst du in Verzug. Der Mieter kann dann Verzugszinsen verlangen und auf Rückzahlung klagen. Verlierst du, trägst du die Kosten des Verfahrens. Genau deshalb ist die saubere, zügige Abrechnung nicht nur fair, sondern für dich die günstigere Variante.

Ein praktischer Grundsatz hilft: Gib den unstrittigen Teil der Kaution zügig frei und behalte nur den Betrag zurück, den du konkret begründen kannst. Das nimmt dem Streit die Grundlage.

Papierkram, der sich selbst erledigt

Kautionsbetrag, Fristen, Übergabeprotokoll, Belege für Schäden: Bei einem Auszug muss vieles zusammenkommen, und zwar zum richtigen Zeitpunkt. Halveo hält all das beim richtigen Objekt und Mieter zusammen, damit dir am Ende kein Nachweis fehlt und keine Frist durchrutscht.

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Quellen

• § 538 BGB - Abnutzung der Mietsache durch vertragsgemäßen Gebrauch - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 548 BGB - Verjährung der Ersatzansprüche - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 551 BGB - Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten - Gesetze im Internet (BMJ)
• BGH, Urteil vom 10. Juli 2024 (VIII ZR 184/23) - Bundesgerichtshof

Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall wende dich an deinen Steuerberater oder Anwalt.