Erstvermietung Checkliste 2026: Was Kleinvermieter vor der ersten Vermietung regeln müssen

Du hast eine Wohnung geerbt, gekauft oder ziehst aus deiner alten Wohnung aus und willst sie vermieten? Vor der ersten Vermietung gibt es eine ganze Reihe von Dingen zu regeln - steuerlich, rechtlich, organisatorisch.

Die meisten Erstvermieter unterschätzen den Aufwand und stolpern in vermeidbare Fehler. Diese Checkliste führt dich durch alle Schritte - in der richtigen Reihenfolge.

Vorbereitung: Was du wissen musst, bevor es losgeht

1. Bin ich überhaupt Vermieter im steuerlichen Sinn?

Ja - sobald du Mieteinnahmen erzielst. Die Höhe der Einnahmen spielt keine Rolle. Auch wer ein einziges Zimmer vermietet, hat steuerliche Pflichten.

Wichtig: Vermietung ist kein Gewerbe. Du brauchst keine Gewerbeanmeldung. Es handelt sich um Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG.

2. Welche Mietform passt zu mir?

• Unbefristeter Mietvertrag - der Standard. Vermieter kann nur mit berechtigtem Interesse kündigen (§ 573 BGB).
• Zeitmietvertrag - nur mit qualifiziertem Befristungsgrund (§ 575 BGB) wirksam.
• Indexmietvertrag - Miete steigt mit Verbraucherpreisindex (§ 557b BGB).
• Staffelmietvertrag - vorab festgelegte Mietsteigerungen (§ 557a BGB).

Für die meisten Erstvermieter ist der unbefristete Mietvertrag mit ortsüblicher Vergleichsmiete der richtige Weg.

Phase 1: Vor der Vermietung (4-8 Wochen vorher)

✓ Schritt 1: Mietpreis ermitteln

Bevor du irgendetwas anderes machst, musst du wissen, was du verlangen darfst.

Prüfe:

• Gibt es einen Mietspiegel für deine Stadt? (siehe unsere Stadt-Übersichten)
• Gilt in deiner Gemeinde die Mietpreisbremse? Wenn ja: maximal 10 % über Vergleichsmiete (siehe Mietpreisbremse 2026)
• Was zahlen Mieter in vergleichbaren Wohnungen? Schau bei ImmoScout24, Immowelt und kleinanzeigen.de.

✓ Schritt 2: Steuerlich beim Finanzamt anmelden

Wenn du noch keinen Steuerberater hast, ist das jetzt der richtige Zeitpunkt. Du musst dem Finanzamt deine erste Vermietung nicht aktiv melden - das passiert über die nächste Einkommensteuererklärung mit der Anlage V (siehe Anlage V ausfüllen).

Aber: Wenn du planst, eine Umsatzsteueroption zu nutzen (z. B. Vermietung an Gewerbetreibende), brauchst du eine Steuernummer für umsatzsteuerliche Zwecke. Das passiert beim Finanzamt direkt.

✓ Schritt 3: Wohngebäudeversicherung abschließen oder prüfen

Bei Eigentumswohnungen ist die Wohngebäudeversicherung Sache der WEG. Bei einem ganzen Mietobjekt brauchst du sie selbst.

Mindestens:

• Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Leitungswasser
• Haftpflichtversicherung als Hauseigentümer

Optional aber sinnvoll:

• Mietausfallversicherung
• Rechtsschutzversicherung (Mietverträge, Räumungsklagen)

✓ Schritt 4: Energieausweis bereithalten

Bei jeder Neuvermietung musst du einen gültigen Energieausweis vorlegen (§ 80 GEG). Schon in der Anzeige müssen die Energiekennwerte erscheinen (§ 87 GEG), sonst ist das bußgeldbewehrt nach § 108 GEG.

Der Energieausweis ist 10 Jahre gültig (§ 79 GEG). Verbrauchsausweis (~50-100 EUR) reicht für Bestandsgebäude. Bedarfsausweis (~300-500 EUR) ist Pflicht für Häuser bis Baujahr 1977 mit weniger als 5 Wohneinheiten.

✓ Schritt 5: Mietvertrag vorbereiten

Mindestbestandteile:

• Vertragspartner (vollständige Daten)
• Mietsache (Adresse, Wohnfläche, Räume, Keller, Stellplatz)
• Mietbeginn und Mietdauer
• Kaltmiete + Betriebskostenvorauszahlungen
• Kautionsregelung (max. 3 Nettokaltmieten, § 551 BGB)
• Schönheitsreparaturen (Vorsicht: starre Klauseln sind unwirksam)
• Hausordnung (als Anlage)

Was du NICHT in den Vertrag schreibst (führt sonst zu Unwirksamkeit):

• Pauschale Schönheitsreparaturen mit festen Fristen
• Generelles Tierhaltungsverbot
• Generelles Untermietverbot
• Renovierungspflicht beim Auszug bei unrenoviert übergebener Wohnung

Phase 2: Mieter finden und Vertrag schließen

✓ Schritt 6: Anzeige professionell erstellen

Pflichtangaben in jeder Vermietungsanzeige (§ 87 GEG):

• Energieausweis-Art (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis)
• Energiekennwert
• Wesentlicher Energieträger (Gas, Öl, Wärmepumpe etc.)
• Baujahr
• Energieeffizienzklasse (A+ bis H)

Bei Verstoß: bußgeldbewehrt nach § 108 GEG.

✓ Schritt 7: Mietinteressenten prüfen

Was du verlangen darfst:

• Selbstauskunft (Beruf, Einkommen, Familienstand)
• SCHUFA-Auskunft (oder Mieter-Bonitätsauskunft)
• Letzte 3 Gehaltsnachweise
• Vormieter-Bestätigung (bei Wechsel)

Was du NICHT verlangen darfst:

• Religionszugehörigkeit
• Familienplanung
• Politische Einstellung
• Vorstrafen ohne Bezug zur Mietsache

Faustregel zur Bonität: Kaltmiete sollte max. 30 % des Nettoeinkommens betragen.

✓ Schritt 8: Mietvertrag unterschreiben

Wichtig vor der Unterschrift:

• Beide Vertragspartner mit vollem Namen
• Bei Mieter-Pärchen: beide unterschreiben (sonst nur einer haftbar)
• Vertrag in zweifacher Ausfertigung
• Anlagen (Hausordnung, Energieausweis-Kopie, evtl. Übergabeprotokoll)

✓ Schritt 9: Kaution korrekt anlegen

Die Kaution muss laut § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermieter-Vermögen angelegt werden - auf einem Konto mit dreimonatiger Kündigungsfrist (Mietkautionssparbuch). Höhe, Anlage und Rückzahlung erklärt der ausführliche Kautions-Guide.

Drei Varianten:

1. Mietkautionskonto bei deiner Bank - typischerweise 0,01 % bis 0,5 % Zinsen, kostenlos
2. Online-Bank (z. B. DKB, Comdirect) - manchmal etwas bessere Konditionen
3. Kautionsbürgschaft - der Mieter zahlt nichts, gibt aber eine Bankbürgschaft - selten genutzt

Praxistipp: Eröffne das Kautionskonto bei deiner Hausbank - damit du es leicht im Blick behältst und die Zinsen am Ende automatisch verrechnet werden.

✓ Schritt 10: Übergabeprotokoll erstellen

Bei der Schlüsselübergabe muss ein Übergabeprotokoll erstellt werden. Sonst kannst du später Schäden nicht zuordnen.

Was rein muss:

• Datum, Uhrzeit, Anwesende
• Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung)
• Räume durchgehen: Wände, Böden, Fenster, Türen
• Vorhandene Mängel mit Fotos
• Anzahl übergebener Schlüssel
• Unterschriften beider Seiten

Mit unserem Übergabeprotokoll-Generator erstellst du das in 5 Minuten.

Phase 3: Während des Mietverhältnisses

✓ Schritt 11: Belege sammeln und ordnen

Ab Tag 1 musst du folgende Belege sammeln:

• Mieteingang (Kontoauszüge)
• Reparaturrechnungen
• Versicherungspolicen + Beitragsrechnungen
• Grundsteuerbescheid
• Hausgeldabrechnung (bei WEG)
• Zinsbescheinigung der Bank
• Handwerkerrechnungen + Zahlungsbelege

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre. Halveo digitalisiert und ordnet automatisch.

✓ Schritt 12: Nebenkostenabrechnung erstellen

Einmal jährlich Pflicht: Betriebskostenabrechnung über die Vorauszahlungen, die der Mieter geleistet hat.

Wichtige Fristen:

• Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen
• Wer die Frist verpasst, kann keine Nachforderungen mehr stellen (siehe Nebenkostenabrechnung-Frist verpasst)

Mehr dazu im Nebenkostenabrechnung-Guide.

✓ Schritt 13: Anlage V abgeben

Im ersten Steuerjahr nach der ersten Vermietung musst du die Anlage V abgeben - selbst wenn du Verluste machst (was sehr häufig vorkommt). Verluste mindern dein zu versteuerndes Gesamteinkommen.

Kompletter Guide: Anlage V ausfüllen Schritt-für-Schritt.

Die häufigsten Fehler bei der Erstvermietung

1. Kaution nicht getrennt angelegt - rechtlich angreifbar, kann zu Schadensersatz führen
2. Energieausweis fehlt in der Anzeige - bußgeldbewehrt nach § 108 GEG
3. Keine Mieterprüfung - Zahlungsausfall + monatelange Räumungsklage
4. Kein Übergabeprotokoll - Schäden lassen sich nicht zuordnen
5. Pauschale Renovierungsklauseln - sind nichtig, du bleibst auf den Kosten sitzen
6. Belege nicht gesammelt - kann Tausende EUR Steuern kosten
7. Mietpreisbremse missachtet - Mieter kann Mietminderung fordern
8. Anlage V "vergessen" - Steuerhinterziehung möglich

Tools, die dir helfen

Wenn du die Erstvermietung so professionell wie möglich angehen willst, brauchst du Werkzeuge:

• Halveo - digitaler Immobilien-Ordner: alle Belege, Verträge, Fristen an einem Ort
• AfA-Rechner - Abschreibung deiner Anlagen berechnen
• Spekulationssteuer-Rechner - falls du später wieder verkaufen willst
• Kündigungsfristen-Rechner - ab Tag 1 die Fristen kennen

Fazit

Erstvermietung ist Aufwand - aber kein Hexenwerk. Wer die Schritte in der richtigen Reihenfolge geht und ab Tag 1 sauber dokumentiert, vermeidet die meisten Probleme.

Diese Checkliste ist deine Vorbereitung. Halveo ist dein Begleiter danach.

Quellen

• § 21 EStG - Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 551 BGB - Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 573 BGB - Ordentliche Kündigung des Vermieters - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 575 BGB - Zeitmietvertrag - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 87 GEG - Pflichtangaben in Immobilienanzeigen - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten - Gesetze im Internet (BMJ)
• Bundesjustizministerium - Mietrecht für Vermieter - BMJ