Fernablesbare Zähler: Die Frist läuft Ende 2026 ab, das musst du als Vermieter jetzt tun

Zum 31. Dezember 2026 endet eine Frist, die viele Vermieter noch vor sich herschieben: Bis dahin müssen alle Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler in deinen Mietobjekten fernablesbar sein. Alte Geräte, die nur in der Wohnung abgelesen werden können, müssen nachgerüstet oder ersetzt werden.

Das klingt nach einem Technik-Thema, ist aber ein Geld-Thema. Denn wer die Frist reißt, gibt seinen Mietern ein dauerhaftes Kürzungsrecht bei der Heizkostenabrechnung. Und das ist nur eines von drei Kürzungsrechten, die in der Heizkostenverordnung nebeneinander lauern. Dieser Artikel erklärt, was genau bis Ende 2026 zu tun ist, welche Pflicht mit den neuen Geräten automatisch dazukommt, und wie teuer Untätigkeit wird.

Was die Pflicht genau verlangt

Die Regel steht in § 5 der Heizkostenverordnung und hat zwei Stufen. Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen nur noch fernablesbare Geräte neu installiert werden (§ 5 Abs. 2). Fernablesbar heißt: Die Werte lassen sich elektronisch auslesen, ohne die Wohnung zu betreten, per Funk im Vorbeigehen (Walk-by), vom Fahrzeug aus (Drive-by) oder über eine Anbindung im Gebäude.

Die zweite Stufe betrifft den Bestand, und das ist die Frist, um die es jetzt geht: Vorhandene Geräte, die nicht fernablesbar sind, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder durch fernablesbare Geräte ersetzt werden (§ 5 Abs. 3). Betroffen sind Heizkostenverteiler an den Heizkörpern, Wärmemengenzähler und Warmwasserzähler. Kaltwasserzähler fallen nicht unter diese Pflicht.

Eine Ausnahme kennt die Verordnung nur, wenn die Umrüstung im Einzelfall technisch nicht möglich ist oder zu einer unbilligen Härte führen würde, etwa durch einen unangemessenen Aufwand. Das ist eine enge Ausnahme, kein bequemer Ausweg, und im Streitfall musst du sie begründen können.

Ein Detail für die Geräteauswahl: Seit Ende 2022 neu installierte Geräte müssen sich zusätzlich an ein Smart-Meter-Gateway anbinden lassen und interoperabel sein, damit du beim Wechsel des Messdienstleisters nicht an ein geschlossenes System gebunden bist. Frag das beim Angebot explizit ab.

Die Pflicht, die automatisch mitkommt: die monatliche Verbrauchsinfo

Hier übersehen viele Vermieter den zweiten Schritt. Sobald fernablesbare Geräte installiert sind, entsteht eine neue laufende Pflicht: die unterjährige Verbrauchsinformation, kurz UVI (§ 6a HeizkostenV). Du musst deinen Mietern dann monatlich Informationen über ihren Verbrauch bereitstellen, mit dem Verbrauch des letzten Monats in Kilowattstunden, einem Vergleich zum Vormonat und zum selben Monat des Vorjahres (soweit die Daten vorliegen) sowie einem Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Kategorie.

Wichtig ist die Zustellung: Die Information muss den Mieter direkt erreichen, ohne dass er danach suchen muss. Zulässig sind zum Beispiel E-Mail, eine App oder ein Portal mit Benachrichtigung, notfalls Papier. In der Praxis übernehmen das meist die Messdienstleister als Teil ihres Pakets. Genau deshalb lohnt es sich, beim Umrüstungs-Angebot nicht nur den Gerätepreis zu vergleichen, sondern auch, ob der UVI-Service enthalten ist.

Was passiert, wenn du nichts tust: drei Kürzungsrechte

Jetzt zum Geld. Die Heizkostenverordnung sanktioniert Verstöße nicht mit Bußgeldern, sondern eleganter und für dich schmerzhafter: mit Kürzungsrechten des Mieters bei der Abrechnung. Davon gibt es drei, und sie können sich addieren.

3 Prozent bei fehlender Fernablesbarkeit. Hast du zum Stichtag keine fernablesbare Ausstattung installiert, darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Für die verpasste 2026-Frist greift das für Abrechnungszeiträume ab dem 1. Januar 2027, und zwar so lange, bis du umgerüstet hast. Das ist kein einmaliger Abzug, sondern ein Dauerrabatt für deine Untätigkeit.

Weitere 3 Prozent bei fehlender Monatsinfo. Stellst du die UVI nicht oder unvollständig bereit, obwohl fernablesbare Geräte installiert sind oder installiert sein müssten, darf der Mieter noch einmal 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 3).

15 Prozent bei fehlender verbrauchsabhängiger Abrechnung. Das älteste und schärfste Kürzungsrecht: Rechnest du entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, etwa pauschal nach Fläche oder ohne die vorgeschriebene Aufteilung von mindestens 50 bis höchstens 70 Prozent nach Verbrauch, darf der Mieter 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1).

Im ungünstigsten Fall, keine fernablesbaren Geräte, keine Monatsinfo, keine verbrauchsabhängige Abrechnung, summiert sich das auf bis zu 21 Prozent. Bei einem Mehrfamilienhaus mit ein paar tausend Euro Heizkosten pro Jahr ist das schnell mehr, als die Umrüstung gekostet hätte.

Sonderfall Eigentumswohnung: WEG und vermietende Eigentümer

Gehört dir eine vermietete Eigentumswohnung, läuft die Umrüstung über die Eigentümergemeinschaft, denn die Messtechnik gehört in der Regel zum Gemeinschaftseigentum. Die Umrüstung ist eine Erhaltungsmaßnahme, die die Versammlung mit einfacher Mehrheit beschließt und über die Erhaltungsrücklage oder eine Sonderumlage finanziert.

Der Punkt, der dich als vermietenden Eigentümer direkt trifft: Die Kürzungsrechte gelten zwar nicht im Verhältnis zwischen Eigentümer und Gemeinschaft, aber sehr wohl zwischen deinem Mieter und dir. Trödelt deine WEG, kürzt am Ende dein Mieter bei dir, nicht bei der Gemeinschaft. Deshalb lohnt es sich, das Thema aktiv auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung zu bringen, statt auf die Verwaltung zu warten.

Was du jetzt konkret tust

Der Ablauf ist unspektakulär, braucht aber Vorlauf, denn die Messdienstleister werden Richtung Jahresende voll sein.

Erstens Bestandsaufnahme: Welche Geräte in welchen Objekten sind noch nicht fernablesbar? Dein Messdienstleister kann das in der Regel direkt beantworten. Zweitens Angebote einholen, am besten zwei zum Vergleich, und dabei Kauf gegen Miete rechnen und den UVI-Service mit abfragen. Drittens bei Eigentumswohnungen den WEG-Beschluss anstoßen. Und viertens die Kosten richtig verbuchen: Die laufenden Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung sind als Kosten des Betriebs umlagefähig, die Details zur Abgrenzung stehen im Guide zur Nebenkostenabrechnung. Bei größeren Objekten oder Unsicherheit über die Ausnahmen lohnt der Blick eines Fachmanns, bevor du die Frist verstreichen lässt.

Übrigens hängt an der Heizkostenabrechnung seit 2023 noch eine zweite Pflicht, die oft im selben Zug vergessen wird: die CO2-Kostenaufteilung zwischen dir und deinem Mieter. Und während sich beim Heizungsrecht mit dem neuen Gebäudemodernisierungsgesetz gerade vieles ändert, bleibt die Zähler-Frist davon unberührt bestehen.

Papierkram, der sich selbst erledigt

Umrüstungs-Rechnungen, Messdienst-Verträge, die jährliche Heizkostenabrechnung, dazu die Belege für die Nebenkostenabrechnung: Rund um die Zähler entsteht genau der Papierkram, der sich über das Jahr ansammelt und im Abrechnungsmoment fehlt. Halveo hält ihn pro Objekt und Mieter zusammen, damit die Abrechnung sauber wird und keine Frist durchrutscht.

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Quellen

• § 5 HeizkostenV - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 6a HeizkostenV - Gesetze im Internet (BMJ)
• § 12 HeizkostenV - Gesetze im Internet (BMJ)